Wenn ein interner oder externer Hinweisgeber eine regelwidrige Handlung im Unternehmen meldet, spricht man von „Whistleblowing“. Diese vertrauliche Meldung kann Hinweise und begründete Verdachtsmomente zu tatsächlichen oder potenziellen Verstößen, die entweder bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, betreffen. Ein Hinweisgebersystem bietet also die Möglichkeit, potenzielle Verstöße aufzudecken.

"Die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des EU Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) hat sich zum Ziel gesetzt, Personen zu schützen, die Verstöße melden. Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind. Für Deutschland sind die Vorgaben im HinSchG definiert. Dadurch kommt es zu einer gesetzlichen Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens (sogenannte „interne Meldestelle“)

Bei Verdacht auf Gesetzesverstöße, unethisches Verhalten oder sonstigem Fehlverhalten steht Ihnen die Hinweisgeber-Meldestelle/Portal zur Verfügung. Unsere Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner können diese nutzen, um vermutete oder tatsächliche Verstöße zu melden.

Solche Verstöße beinhalten zum Beispiel:

• Betrug, Diebstahl, Veruntreuung
• Bestechung/Korruption
• Vergehen betreffend des Lieferanten-Sorgfaltsgesetz bzw. Lieferkettengesetz
• Kartellrechtsverstöße
• Verletzung der Datenschutz- oder IT-Sicherheitsrichtlinien
• Produktsicherheit
• Verstöße gegen Umweltschutzauflagen
• Interessenskonflikte
• Sexuelle Belästigung, Diskriminierung, Verstöße gegen die persönliche Integrität

Vorgehen beim Melden von Verdachtsfällen

Wenn Sie der Überzeugung sind, dass das Vorgehen eines oder mehrerer Mitarbeitenden ein Fehlverhalten darstellt, sollen Sie diese Bedenken grundsätzlich Ihrer/m Vorgesetzten melden. Sollten Sie aus berechtigtem Grund Unbehagen verspüren, dies mit Ihrer/m Vorgesetzten zu klären oder negative Konsequenzen für sich selbst befürchten, etwa Repressalien, ungerechte Behandlung oder Entlassung, können Sie auch die/den übergeordneten Vorgesetzte/n kontaktieren.

Nutzung des Hinweisgeberportals

Am sichersten setzen Sie eine Meldung ab, indem Sie im Browser Ihres privaten Gerätes folgende Adresse öffnen:  https://gualaclosures.hinweisgebersystem.online .
Dieses Portal garantiert eine unabhängige und anonyme Verarbeitung der angezeigten Vorgänge.

Sollten der Hinweisgeber/die Hinweisgeberin (Whistleblower) persönliche Interessen innerhalb der erhobenen Angelegenheit haben, sollten sie dies von Anfang an mitteilen.

Falsche Auskünfte 

Das Unternehmen wird alle Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Beschwerden vortragen. Allerdings kann disziplinarisch oder juristisch gegen Hinweisgebende vorgegangen werden, die Hinweise oder Auskünfte erteilen, die falsch sind. Für falsche Hinweise oder gar Verleumdungen schließt das Hinweisgeberschutzgesetz einen Schutz der Identität des Hinweisgebers explizit aus. In solchen Fällen ist der böswillige Hinweisgeber sogar zum Ersatz des Schadens verpflichtet (§ 38 HinSchG). 

Umgang mit Hinweisen

Eingehende Meldungen werden nach einem standardisierten und fairen Prozess bearbeitet. Sämtliche empfangenen Informationen werden streng vertraulich behandelt, Meldungen können auf Wunsch anonym abgesetzt werden, wobei die Anonymität auch im weiteren Prozessablauf in jedem Fall gewährleistet bleibt.

Nach Ihrer Meldung erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Mitteilung über den Eingang und die Kenntnisnahme der Meldung. Dabei können Sie sich auf einen diskreten und vertraulichen Umgang mit den Informationen verlassen. Spätestens 3 Monate nach Ihrer Meldung werden Sie über die Informationen aus dem Untersuchungsprozess und entsprechenden Folgemaßnahmen informiert.

Das Hinweisgeberschutzgesetz beinhaltet den Schutz vor Benachteiligungen durch die Abgabe des Hinweises. Der Hinweisgeber hat deshalb keinerlei negative Konsequenzen zu befürchten. Werden Verstöße gegen deutsches Recht gemeldet, schützt das Gesetz den Hinweisgeber vor jeglichen negativen Konsequenzen. Zudem haftet der Hinweisgeber nicht für den Schaden, der bei der Aufdeckung des Verstoßes entsteht.

Der Schutz der Identität des Hinweisgebers ist oberste Priorität des Hinweisgeberschutzgesetzes. Dieses wird durch die Möglichkeit zur vertraulichen Meldung gewährleistet. Die Identität des Hinweisgebers wird nur mit dessen Zustimmung mitgeteilt. Eine Ausnahme tritt bei gerichtlichen oder behördlichen Untersuchungen ein. Hier wird der Hinweisgeber vor der Mitteilung seiner Identität informiert. 

Verarbeitete Daten, Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten umfasst

• die Daten zum Hinweisgeber (sofern nicht anonym gemeldet), ggf. zu Beschuldigten und anderen involvierten Personen (z.B. Zeugen)
• weitere vom Inhalt der Meldung abhängende Daten (Daten in der Meldung)
• ferner die damit zusammenhängenden, im Rahmen interner Ermittlungen verarbeiteten Daten.

Die Zwecke der Verarbeitung sind die Ermittlung und ggf. der Nachweis von Verstößen gegen geltendes Recht und/oder interne Anweisungen sowie die Verteidigung des Unternehmens gegen Rechtsansprüche und etwaige behördliche Ermittlungen und Verfahren durch Dokumentation der Verarbeitung, Verfahren und Ermittlungen.

Die Rechtsgrundlagen sind

• im Wesentlichen die Rechtspflicht zur Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. C DSGVO i.V.m. §10ff. HinSchG, soweit es sich auf die Inhalte von Meldungen bezieht
• zudem Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Daten freiwillig und ohne Notwendigkeit überlassen werden oder Daten auf Basis einer Einwilligung weiterverarbeitet werden.
  Die Einwilligung kann mit Wirkung zum Zeitpunkt des Widerrufs jederzeit widerrufen werden.
• hilfsweise auch Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO als berechtigtes Interesse, wenn es etwaig entgegenstehende Interessen berührt, etwa zur Dokumentation im Unternehmen um Haftung zu vermeiden oder sich gegen unberechtigte Rechtsansprüche zu wehren oder in etwaigen rechtlichen Verfahren sich zu verteidigen.

Empfänger(-kategorien)

Die Meldestelle wird von einem externen Dienstleister betrieben, der wiederum eine Cloud-basierte Hinweisgeber- und Kommunikationsplattform einsetzt.
Ferner werden Daten nach Maßgabe des HinSchG innerhalb des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe an die entsprechenden internen Abteilungen weitergegeben.
Als weitere Empfänger kommen weitere externe Dienstleister, wie Rechtsdienstleister und/oder Forensiker sowie je nach Umstand hinzugezogene Berater in Betracht.

sonstige Hinweise

Es gelten die in der übergeordneten Seite der Datenschutzerklärung genannten Betroffenenrechte.

Eine Übermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Löschung der Daten

Alle mit der Meldung / dem Fall zusammenhängenden Daten werden gem. §11 Abs. 5 HinSchG 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern nicht andere Rechtsgrundlagen vorliegen, den Fall länger aufzubewahren.
Dies könnte dann gegeben sein, wenn aufgrund von handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen bestehen.